אירועים עסקיים – הסוד לאירוע מוצלח

אירועים עסקיים פופולריים היום יותר מאי פעם בעבר. התרבות הארגונית והעסקית בארץ ובעולם אימצה אל חיקה את המנהג של עריכת אירועים חגיגיים רשמיים או רשמיים למחצה, עבור שלל מטרות שונות, החל מהנאה והעלאת מורל העובדים בארגון ועד מטרות ממוקדות כמו השקת מוצר חדש או קידום מכירות ממוקד.

בעוד אירועים עסקיים מוצלחים משלבים בין הרשמיות של עולם העסקים והתרבות הארגונית לבין הקלילות וההנאה המתקשרות לאירוע חגיגי ומהנה, עריכת אירוע מסוג זה אינה דבר טריוויאלי – צריך לדעת כיצד להוציא לפועל אירוע מסוג זה ומהו המינון הנכון בשילוב בין שני האלמנטים הללו (רשמיות מול קלילות והנאה).

אז מהן אותם "סודות" קטנים וחשובים שכדאי להכיר בבואנו לתכנן אירוע עסקי מוצלח?

 

מקום מתאים לאירועים עסקיים

אחד הסודות הפשוטים, אך החשובים ביותר, הוא בחירת מקום מתאים לאירוע העסקי שלכם. קיימים אינספור אולמות וגני אירועים בארץ, ורובם טוענים כי הם מתמחים גם באירועים עסקיים. אך זה לא אומר שכל מקום בהכרח יתאים לסוג האירוע העסקי שאתם מתכננים.

לדוגמה – עבור אירוע עסקי מצומצם אותו אנו מעוניינים לערוך באווירה יוקרתית ואקסקלוסיבית נרצה למצוא מקום יוקרתי ומיוחד יחסית, דוגמת יקב פסטוראלי או גן אירועים ייחודי. עבור ערב הווי וכיף עבור עובדי הארגון נלך אולי על מקום פחות רשמי ויותר פתוח ומהנה, כזה שהאווירה בו קלילה ומשוחררת יחסית.

בחירה טובה של מקום אשר יתאים לאופי האירוע העסקי שאתם מתכננים תעשה עבורכם חלק גדול מהעבודה ותיתן לאירוע שלכם פוטנציאל להיות מוצלח במיוחד ולהשיג את המטרות לשמן הוא נערך.

 

להשאיר את האורחים עם רושם חיובי וחזק

באירועים עסקיים מסוגים שונים חשוב במיוחד להשאיר חותם על המוזמנים לאירוע. ברבים מאירועים אלו מנסים ליצור רושם חיובי בקרב המוזמנים על הארגון או החברה אשר עורכים את האירוע, וישנן כמה דרכים עיקריות לעשות זאת.

דרך אחת היא על ידי אטרקציות מיוחדות ובלתי נשכחות, החל מהופעות או מועפים ייחודיים ומרשימים המתקשרים באופן כלשהו לתוכן האירוע או לאווירה הכללית השוררת בו. דרך נוספת היא על ידי הענקת מתנות שונות וחבילות שי אותן לוקחים האורחים הביתה. מתנות וחבילות שי למיניהן מהוות פתרון מצוין בהקשר זה, מפני שהן צפויות לתפוס את עיניהם של אותם אורחים גם במשך כמה ימים ושבועות לאחר האירוע, וכך להזכיר להם מדי יום את אותו אירוע (וכך לעורר אצלם אסוציאציה חיובית לאירוע ולחברה/ארגון/מותג שעמדו מאחורי אותו אירוע).

את המתנות ניתן להתאים גם לתקופה בשנה בה נערך האירוע, דוגמת חבילות שי לראש השנה המכילות יינות איכותיים עבור אירועי פתיחת שנה הנערכים בתקופת החגים וכד'. גם כאן, מדובר ביצירת אסוציאציה חיובית מתמשכת לאירוע בקרב מקבלי המתנה. בין אם הם ישתו בקבוק יין איכותי שקיבלו באירוע בארוחת החג שלהם ובין אם יחגגו עם מותג יין מסקרן דוגמת B – BOX, הם לבטח יזכרו בחיבה באירוע ובחברה שארגנה אותו, גם זמן מה לאחר האירוע עצמו.

 

חברה המתמחה ספציפית באירועים עסקיים

"סוד" חשוב נוסף ליצירת אירוע עסקי מוצלח היא פשוט לשכור את אנשי המקצוע הנכונים. כמעט ואין כיום אירועים עסקיים הנערכים ללא מפיק/ה או חברת הפקה לאירועים, אך חשוב לבחור בחברות המתמחות ספציפית באירועים עסקיים, ולא באופן כללי בכל סוגי האירועים החגיגיים. כאמור, אירוע עסקי שונה במהותו ובמטרות שהוא נועד להשיג מאירוע חגיגי פרטי. רק אנשי מקצוע המתמחים ספציפית באירועים עסקיים, ואשר כבר הפיקו ועיצבו כמה וכמה אירועים מוצלחים כאלו, יעשו את העבודה בצורה יצירתית מצד אחד, אך מקצועית ומדויקת מצד שני.

לכן, חפשו אחר מפיקי אירועים או חברות הפקה אשר מצהירות כי הן מתמחות ספציפית באירועים עסקיים. לאחר שתמצאו כמה כאלו, בקשו לראות דוגמאות לאירועים עסקיים שהן הפיקו בעבר (סרטונים, תמונות, חוות דעת של לקוחות ומוזמנים מאירועים כאלו וכד').

"סוד" זה נשמע אולי טריוויאלי, אך בפועל חברות רבות מנסות לחסוך בהוצאות האירוע דווקא במקום הלא נכון, ושוכרות מפיקי אירועים בלתי מנוסים או כאלו אשר אינן מתמחים במיוחד בעולם האירועים העסקיים.

 

לסיכום, על ידי הקפדה על כמה נקודות בסיסיות וחשובות, האירוע העסקי שאתם עורכים צפוי להצליח ולהשיג את מטרותיו. בחרו מקום מתאים, דאגו ליצור תוכן ענייני ו/או אומנותי המשתלב עם המטרה העומדת מאחורי האירוע, העניקו חבילות שי לחג או מתנות ומזכרות רלוונטיות אחרות ועבדו עם מפיקים מקצועיים ומנוסים המתמחים באירועים עסקיים.

 

בהצלחה!