עד האירוע – כך תתכוננו

תכנון אירוע מצריך התייחסות לפרמטרים רבים, וחשוב שייעשה תוך תשומת לב לפרטים השונים, וגם לקטנים ביותר. בין אם זו חתונה קטנה, אירוע עסקי חשוב, או אולי מסיבת יום הולדת, חשוב לארגן ולתכנן את האירוע בצורה חכמה ויעילה, כדי ליהנות, בסופו של דבר, מיום מיוחד, ובדיוק כמו שתכננתם. אם אתם בעיצומו של תכנון האירוע הבא שלכם, או אולי רגע לפני, הנה כמה כלים חשובים שיעזרו לכם להתכונן נכון יותר ולעבור את המשימה הזו בשלום:

• הקצו לשם האירוע פנקס מיוחד או מחברת
  

  – מכיוון שההכנות לאירוע וגם ארגונו מצריכים התייחסות לפרמטרים רבים, וכדי שלא תשכחו, חלילה, אף אחד מהם ותעמדו בזמנים, הקצו לשם התכנון והארגון פנקס מיוחד, הכולל, במסגרתו, גם יומן ולוחות זמנים מדויקים. הסתובבו עם המחברת הזו צמוד אליכם ובכל פעם שעולה רעיון לראשכם או אתם נזכרים בעניין מסוים שקשור באירוע, רשמו אותו מייד.

• הכינו רשימה של כל בעלי המקצוע וספקי השירות שבהם אתם רוצים להיעזר
  

  – אם אתם מתכננים אירוע כמו חתונה, למשל, סביר שתצטרכו צלם, די.ג'יי, מעצב שיער, מעצב שמלות כלה, אולם חתונות ועוד ועוד. מדובר בספקי שירות רבים מאד, המציעים, כל אחד מהם בנפרד, פתרונות מסוגים שונים. רשימה מסודרת של כל הספקים ואנשי המקצוע שאליהם אתם רוצים לפנות תעזור לכם לעשות קצת סדר בבלאגן ותאפשר לכם לתאם מולם את קבלת השירות שבו אתם מעוניינים. כדאי שלכל תחום יהיו כמה בעלי מקצוע שונים, כדי להשוות ביניהם, וכדאי גם לקבוע פגישות מקדימות לפני קבלת ההחלטות כדי לוודא שאכן מדובר בהחלטה המתאימה ביותר לכם.

• נהלו בצורה מסודרת את התקציב שלכם
  

  – ההוצאות על האירוע יכולות להיות גבוהות מאד וגם עבור ספקי שירות שונים. חשוב לערוך טבלה מסודרת של כל ההוצאות שצפויות להיות לכם במסגרת התכנון וגם את התקציב המיועד לשם כך. בכל פעם כשבוצע תשלום כלשהו או התקבלה הצעת מחיר, חשוב לציין זאת על גבי הטבלה ולעקוב אחריה לאורך כל הדרך, כדי לוודא שההתנהלות הכספית והארגון נעשים בצורה נכונה.

• היעזרו בחברים ובבני משפחה
  

  – מכיוון שמדובר בלא מעט משימות, כדי לעבור את זה בשלום ובעיקר גם כדי לייעל את התהליך, היעזרו בחברים קרובים ובבני משפחה והטילו עליהם משימות שונות, שיוכלו לבצע בעצמם, וללא עזרתכם. הכינו רשימה מסודרת של כל המשימות שיש לבצע וכתבו ליד כל אחת מהן מי יוכל לבצעה, ובמה בדיוק זה כרוך (מי הוא בעל המקצוע שאליו יש לפנות, מהו השירות הנדרש, מתי יש לספק אותו ועוד).

לסיכום

תכנון אירוע יכול להיות פשוט, אם מנהלים אותו באופן יעיל ונכון. רשימות מוכנות מראש והתארגנות כמה חודשים לפני מועד האירוע עצמו, יכולים לעזור לכם בהתנהלות כולה ובעיקר יכולים לאפשר לכם ליהנות, בסופו של דבר, מהאירוע עצמו וללא דאגות מיותרות.

להזמנת מקום לאירוע קטן באולמות היקב יש לפנות למחלקת הזמנות בטלפון – 04-6107530