כיצד לתכנן אירועים פרטיים בעונות המעבר הבלתי צפויות?

תכנון אירועים פרטיים חגיגיים, החל מחתונה ועד למפגש משפחתי שנתי, דורש התייחסות לסוגיית מזג האוויר. כאשר מדובר באמצע החורף או שיא הקיץ, מזג האוויר הצפוי ידוע פחות או יותר – בחורף עשויים להיות ימים שמשיים אך נרצה להתכונן לאפשרות של גשם ומזג אוויר סגרירי, ובשיא הקיץ אפשר לנחש בוודאות כמעט מלאה שיהיה חם ולא ממש גשום…

אך מה עושים בעונות המעבר? כאשר מתכננים אירועים פרטיים הנערכים בסתיו או באביב, עונות בהן יכולים להיות הן ימים שמשיים וחמימים והן ימים סגריריים וגשומים, כדאי להתכונן לשתי האפשרויות גם יחד. כיצד עושים זאת ומה זה מצריך מאיתנו, כמתכנני האירוע?

 

לתכנן את האירוע כמו שהייתם רוצים שיהיה יחד עם אופציה לשינויים

תכנון האירוע נערך על פי רוב מספר חודשים לפני תאריך האירוע עצמו. זה נכון הן עבור אירועים פרטיים והן עבור אירועים עסקיים. לכן, תחזיות מזג האוויר אינן רלבנטיות במקרה זה (ובכל מקרה – עדיף שלא להסתמך על תחזית בלתי וודאית בכל הנוגע לאירוע חגיגי חשוב…).

מכיוון שאין לנו באמת דרך לדעת האם יום האירוע הסתווי/אביבי שלנו יהיה יום גשום או שמשי, נרצה לתכנן את האירוע כך שיתאים לשתי האפשרויות. הדרך העיקרית והנפוצה ביותר לעשות זאת היא לערוך את האירוע במקום אשר לא רק בנוי לארח אירועים הן בסביבה סגורה ומוגנת והן בסביבה פתוחה (אפשרות שרבים מגני האירועים מציעים כיום), אלא גם מציע סביבות אטרקטיביות עבור שתי האפשרויות הללו.

מכיוון שאין לכם דרך לדעת באמת מה יהיה מזג האוויר באותו יום, למה שלא תתכננו על פי האופציה המועדפת עליכם, עם "גיבוי" למקרה שהתחזית השבועית שבתחילת השבוע של האירוע תצביע על מזג אוויר שונה ממה שתכננתם. אם חלמתם על אירוע חוץ תכננו את כל האירוע בגן עצמו, ולא באולם הסגור. בחרו גן אירועים שהאזור הפתוח בו הוא לרוחכם – גדול, מטופח ופסטוראלי מספיק, אך גם גן בו האזור הסגור גדול ומרווח מספיק.

 

אם חלמתם לערוך את האירוע שלכם ממש בחיק הטבע ובאוויר הפתוח, ללא אפשרות למקום סגור הולם, עדיף לוותר על העונות ההפכפכות של השנה, ולקבוע את האירוע בתאריך "בטוח" יותר, למשל בחודשים יוני עד אוגוסט.

ואם, לעומת זאת, אתם ממילא מעוניינים באירוע אשר ייערך כולו במקום סגור, עונת השנה אינה ממש רלבנטית עבורכם – פשוט בחרו אולם או גן משולב בו החלק הסגור גדול מספיק והולם לטעמכם…

 

לסיכום, על מנת להיערך בצורה טובה לאירועים פרטיים חגיגיים בעונות המעבר חשוב להכין גיבוי, למקרה של יום גשום. בעוד מרבית גני האירועים מציעים גם חלק סגור לערוך בו את האירוע, חשוב לוודא כי אותו חלק בגן האירועים הוא לטעמכם – גדול ומרווח מספיק וכזה אשר מתאפיין באווירה אותה דמיינתם עבור האירוע שלכם…

 

להזמנת מקום לאירוע קטן באולמות היקב נא לפנות למחלקת הזמנות בטלפון – 04-6107530