איך מתכננים אירוע עסקי מוצלח

כל ארגון או חברה גדולה עורכים מדי פעם אירועים עסקיים. לאירועים אלו מטרות שונות, החל מיחסי ציבור או קידום של אג'נדה מסוימת ועד לאירועי התרמה, מפגש משקיעים ולקוחות ועוד.

בעוד קיימים סוגים רבים ושונים של אירועים עסקיים הנבדלים ביניהם במטרות אותן מעוניינים להשיג עורכי האירוע, ולכן באופי האירוע עצמו, קיימים כמה קווי דמיון המשותפים למרבית האירועים העסקיים. בקטע הבא נסקור את קווי הדמיון הללו בהקשר של תכנון האירוע – מה חשוב לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע עסקי על מנת שיהיה מוצלח וישיג את מטרותיו?

 

מיהו קהל היעד וכיצד נגרום להם לחוות חוויה חיובית באירוע?

אחת הנקודות הבסיסיות והחשובות ביותר בתכנון אירוע עסקי מוצלח, נקודה המשותפת למרבית סוגי האירועים העסקיים, היא חשיבותה של ההתייחסות לקהל היעד של האירוע – מיהם המוזמנים שלנו ומדוע דווקא הם מוזמנים? האם מדובר בעובדי החברה? בלקוחות בכירים? במשקיעים פוטנציאליים? בקהל של עיתונאים ואנשי יחסי ציבור? ההתחשבות בקהל היעד חשובה בעת תכנון אירוע עסקי מפני שנרצה להתאים את אופי האירוע לאופי קהל המוזמנים.

גם בכל הנוגע לאטרקציות שנרצה שיהיו באירוע, כדאי להתאימן לאופייה של רשימת המוזמנים. נניח ואנחנו בוחרים להעניק מתנות באירוע דוגמת חבילות שי המוענקות למוזמנים. ניתן לעשות התאמות בתכולת חבילות השי בהתאם לזהותם של המוזמנים השונים . בדיוק כמו שנרצה להתאים את תכולתן של חבילות שי לראש השנה על פי זהות מקבל החבילה (יינות משובחים להורים של כלתנו, יין B – BOX משתלם לחברים הקרובים ושוקולדים וממתקים לאחיינים שלנו…), כך גם במקרה של תכולת האירוע נתאים את האטרקציות ואפילו את תפריט הקייטרינג לזהות המזומנים.

 

בחירת המיקום ושאר המאפיינים על פי סוג האירוע

כפי שציינו, קיימים אירועים עסקיים מסוגים שונים ומגוונים. את הבחירות העיקריות בתכנון האירוע דוגמת מיקום, הרכב התפריט וה"תכנית האמנותית" של הערב, נרצה להתאים קודם כל לאופי האירוע, וגם לאופיו של הארגון או החברה המארגנים את האירוע.

לדוגמה, במקרה של אירוע אקסקלוסיבי אשר נועד לגייס משקיעים ולתת רושם יוקרתי ואיכותי אודות הארגון העומד מאחורי האירוע, נרצה לבחור במיקום יוקרתי ואלגנטי (למשל – יקב אקסקלוסיבי ולא כל גן אירועים פשוט וסטנדרטי), לבנות תפריט גורמה משובח ולהגיש יינות איכותיים ולבחור אולי בנגנים מובחרים של מוסיקה קלאסית או אוריינטאלית כלשהי. באופן דומה, אם אנחנו מארגנים אירוע חברה שמטרתו העיקרית היא לעשות שמח לעובדים ולשבור שגרה, אפשר ללכת על מיקום פחות יוקרתי ויותר "מהנה", להגיש אוכל טעים אך פשוט ולהזמין הופעות ש"עושות שמח" בתור האטרקציות לאירוע.

 

לסיכום, על מנת לתכנן אירוע עסקי מוצלח, יש להתייחס לאופי הרצוי של האירוע – מה מאפיין את המוזמנים לאירוע ומהי האווירה הכללית שאנו מעוניינים ליצור. בהתאם לכך נבחר היכן לערוך את האירוע, אילו אטרקציות להזמין, איזה אוכל ויין להגיש, מה יכילו חבילות השי עימם ילכו האורחים הביתה וכד'…