אירועים עסקיים – הצורך לשלב בין יוקרה לנינוחות

בניגוד לאירועים חגיגיים פרטיים, אירועים עסקיים נועדו על פי רוב על מנת להשיג מטרות מסוימות, או לשרת אינטרסים מסוימים. באירועי קידום מכירות ויחסי ציבור, היעדים והמטרות ברורים ומוצהרים. אך גם באירועים עסקיים כלליים יותר פעמים רבות קיימים אינטרסים שונים העומדים מאחורי הפקת האירוע, דוגמת יצירת רושם טוב בקרב גורמים חיצוניים לארגון (לדוגמה – לקוחות קיימים או פוטנציאליים, משקיעים אפשריים וכו') או פשוט הרצון לגרום למשתתפים באירוע ליהנות ולהשתחרר קצת משגרת העבודה והעסקים.
לכן, במרבית האירועים העסקיים קיים הצורך ליצור אירוע המאופיין ביוקרתיות וטוב טעם לבין אירוע מהנה ונינוח. מהן הדרכים המומלצות לעשות זאת והנקודות עליהן כדאי להקפיד?

 

בחירת מיקום נוח ומקום מתאים לאירוח אירוע מסוג זה

על מנת להבטיח כי האירוע העסקי שאנו מארגנים יהיה נינוח ונעים עבור כל המוזמנים, חשוב לדאוג למיקום מרכזי ונוח להגעה. לכן ניתן למצוא לדוגמה הרבה מאוד אירועים עסקיים בשרון – אזור מרכזי בארץ מבחינת מיקום גאוגרפי וקרבה לריכוזי האוכלוסייה הגדולים, אך גם אזור נעים ופסטוראלי. בין אם אתם בוחרים לארגן אירועים עסקיים בשרון  בדרום או בכל מקום אחר בארץ, חשוב לוודא כי מרבית המוזמנים אינם מתגוררים רחוק מדי מאותו מיקום וכי ההגעה אליו נוחה ופשוטה יחסית.
בנוסף למיקום, כדאי מאוד שהמקום המארח את האירוע גם יתאים לסוג זה של אירוע. נרצה לוודא כי התשתיות והשירותים השונים שמציע אותו מקום אכן מתאימים ומספקים, כך שנוכל לערוך אירוע בו לכולם יהיה נעים ונוח. לדוגמה, מקום בו ישנם מספיק פינות ישיבה נוחות (לא רק כיסאות אלא גם ספות נוחות ופינות "זולה" בהן ניתן לשבת בנוחות וברוגע), כי המטבח באותו מקום יאפשר להפיק אירוע עם ארוחה איכותית, כי הבר מספיק גדול על מנת לשרת את כמות המוזמנים עלייה אתם מתכננים וכו'.
מקום אשר מתאים מבחינת המיקום ושאר הפרמטרים שהוזכרו כאן כבר יבטיח אירוע נוח ונעים.

 

ספקים המתמחים באירועים עסקיים יוקרתיים

 

על מנת לגרום לאירוע להיות יוקרתי וכך לעשות רושם טוב על המוזמנים ולטפח את המוניטין של הארגון העומד מאחורי האירוע, חשוב לעבוד עם ספקים מהשורה הראשונה, כאלו המתמחים באירועי יוקרה, או לפחות באירועים ברמה גבוהה מספיק.
שירות ההסעדה הוא דוגמה מתבקשת – אירוע בו האוכל המוגש הוא מזון גורמה של ממש, מהסוג שכל מי שטועם ממנו מתפעל, הוא אירוע שיעשה רושם טוב על המוזמנים. גם בכל הנוגע לבר האלכוהול, סוגים של אלכוהול משובח המוגשים ללא הגבלה באירוע מאותתים על כך שמדובר באירוע המופק ברמה גבוהה על מנת להיות יוקרתי. בנוסף, מומלץ שגם יתר הספקים הנותנים שירות באירוע יהיו ברמה הגבוהה ביותר – שירותי הגברה ותאורה איכותיים, צוות מלצרים מנוסה וטוב וכו'.

 

בחירת אומנים ואטרקציות מתאימות

 

בנוסף, במידה ואתם משלבים הופעות באירוע העסקי שאתם מפיקים, חשוב שאלו יהיו הופעות של אומנים המתאימים לסוג האירוע ולקהל המוזמנים. במידה ומדובר בקהל הכולל הרבה צעירים, הופעות מקפיצות ורועשות יכולות להתאים. במידה ומדובר במוזמנים מבוגרים יותר, ייתכן כי עדיף לשלב דווקא הרכבי נגינה של כלים קלאסיים או הופעות "מתונות" אחרות.
גם את האטרקציות שאתם מזמינים חשוב להתאים לרוח האירוע, על מנת שהם לא יפגמו באווירה היוקרתית. קיים כיום מגוון רחב של אטרקציות אותן ניתן להזמין לאירועים, ובמקרה של אירוע עסקי יוקרתי חשוב שאטרקציות אלו יתאימו לאווירה, יהיו מעודנות מספיק וישדרו טעם טוב ומאופק. במקום אטרקציות רועשות וצבעוניות במיוחד עדיף ללכת על דברים מעודנים ומיוחדים יותר.
במידה ומוזמנים אל האירוע גם ילדים ובני נוער, כדאי לתכנן אזורים שונים יחסית למבוגרים ולצעירים. עבור הילדים נרצה להציב אטרקציות מהנות ורועשות יותר (לדוגמה – משחקי ווידיאו, משחקי שולחן שונים, תא צילום סלפי וכו'), אך נרצה שהרעש וההמולה מאזור זה לא יפריעו לאזור בו המוזמנים המבוגרים יותר מבלים את מרבית זמן האירוע. אנחנו רוצים כאמור שהאירוע יהיה גם נינוח ונעים, ולכן חשוב להפריד בין אזורים שונים, לפחות מבחינת רעש והסחות דעת.

תכנון מוקפד של אירוע עסקי יכול להפוך אותו לנינוח ויוקרתי גם יחד, ובכך לסייע למארגני האירוע להשיג את מטרתם. איזו מטרה שזו לא תהיה, וודאי שמי שמפיק אירוע עסקי יכול להרוויח מכך שהאירוע שלו יהיה נעים ונינוח עבור כלל המוזמנים, וגם ישדר יוקרתיות וטוב טעם.