דגשים לעבודה מול מפיקת אירועים

הפקה של חתונה או אירוע חגיגי חשוב אחר כרוכה באינספור החלטות וסידורים שונים, ולרוב מתחילה מספר חודשים לפני מועד האירוע עצמו. מכיוון שמדובר לרוב בהפקה לא פשוטה בוחרים רבים לשכור את שירותיה של מפיקת אירועים מקצועית אשר תסיר מהם חלק גדול מעבודת ההכנה וההפקה, ותסייע להם ליהנות יותר הן מהתקופה המקדימה והן מהאירוע עצמו.
בשוק האירועים בישראל פועלות כיום מפיקות אירועים רבות, כל אחת עם הסגנון הייחודי לה. בתור זוג אשר מתחיל לתכנן את חתונתו או כל אחד ואחת אשר צריכים להתחיל להפיק אירוע חגיגי מסוים (ובכלל זה גם אירועים עסקיים) – מהי הדרך לבחור מפיקת אירועים טובה ומתאימה ומהן הנקודות שחשוב לשים אליהן לב ולהדגיש במסגרת העבודה מול מפיקת האירוע? להלן כמה נקודות עיקריות בהקשר זה אשר יסייעו לכם לעשות מעט סדר בתוך שלל הנתונים והפרטים הקטנים שעליכם לזכור, ויאפשרו לכם לעבוד בצורה יעילה וברורה מול מפיקת האירוע –

 

חתונה קטנה וכפרית או אירוע גדול ונוצץ – ההחלטה כולה שלכם

נקודה חשובה מאוד אשר נוטה לבלבל אנשים רבים בעבודה מול מפיקות אירועים היא – מי בדיוק מחליט מה? התשובה היא, כי בכל הדברים הגדולים והעיקריים הנוגעים לאירוע שלכם, אתם ורק אתם מחליטים! מפיקות אירועים רבות מנסות לשכנע את לקוחותיהם לערוך שינויים גדולים בסוג האירוע שתכננו, לעיתים ממניעים תמימים לחלוטין (המפיקה מאמינה ששינוי מרכזי זה או אחר הוא נכון יותר ויביא לאירוע מוצלח יותר) ולעיתים ממניעים פחות תמימים (יותר נוח לאותה מפיקה לערוך שינוי מסוים, הוא הופך את העבודה שלה לקלה יותר וכו'). חשוב להבין כי באירוע שלכם, אתם מחליטים מה יהיה, במיוחד בכל הנוגע להחלטות הגדולות והעיקריות. אם אתם מעוניינים בחתונה קטנה ופסטוראלית, למשל, אין כל סיבה שבעולם שמפיקה זו או אחרת תשכנע אתכם לערוך אירוע גדול יותר בעל אופי שונה ממה שדמיינתם.
לכן, חשוב להחליט את אותן החלטות גדולות ועיקריות בנוגע לאופי האירוע שלכם עוד לפני שהגעתם אל המפיקה, כך שכאשר תפגשו אותה כבר תוכלו להציג בפניה בדיוק את סוג האירוע שאתם מעוניינים שהיא תפיק עבורכם, במקום שהיא תתחיל לשכנע אתכם איזה סוג של חתונה תתאים עבורכם…

 

עמידה בתקציב המסוכם מראש

מפיקת אירועים טובה תעמוד בתקציב האירוע עליו סיכמתם מראש, ובמקרים מסוימים אף תצליח לגרום לכם לחסוך מעט ולהפיק את האירוע בתקציב נמוך יותר מהמצופה. בכל מקרה, מפיקת האירוע אינה אמורה לבקש מכם להגדיל את תקציב האירוע בשבועות והחודשים שממש לפני מועד האירוע. עם מפיקה מקצועית תדע לתמחר בצורה יחסית מדויקת את סוג האירוע בו אתם מעוניינים, לסגור אתכם על תקציב וגם לעמוד בסיכום זה לאורך כל הדרך.

 

תהליך שאמור להיות מהנה

חשוב לזכור כי אחת המטרות העיקריות של שכירת מפיקת אירועים מקצועית היא להוריד מכם לחץ ועומס, על מנת שתוכלו ליהנות מהאירוע שלכם, וגם משלב ההכנות המקדימות. אם אתם מרגישים במהלך חודשי ההכנות כי התהליך מלחיץ מדי ואינו מהנה ונעים מבחינתכם, יש מקום לדבר על כך באופן גלוי עם המפיקה. אחד התפקידים העיקריים שלה הוא לגרום לכם ליהנות מכל הסיפור, ואם זה לא קורה היא אינה עושה את עבודתה בצורה טובה מספיק.

 

השתתפות גם בתהליך היצירתי שבתכנון האירוע

על פי רוב מפיקות אירועים אמורות לסייע לכם גם בכל הנוגע לחלק היצירתי שבתכנון האירוע, ולא רק בהוצאה לפועל של הפרטים הטכניים. נניח ואתם נפגשים עם מפיקה מסוימת ומעלים בפניה את הרצון שלכם לתכנן חתונה קטנה ואינטימית. ישנן אפשרויות רבות ושונות לתכנן אירוע מסוג זה, וניתן בהחלט לצפות כי מפיקה טובה המנוסה גם בהפקת אירועים קטנים תוכל מיד לזרוק לאוויר כמה רעיונות יצירתיים שונים שאתם לא בהכרח העליתם בדעתכם. זוהי בהחלט ציפייה לגיטימית ממפיקת אירועים טובה.

 

קשרים עם ספקים ומקומות לאירועים להשגת עסקאות טובות

מפיקות אירועים אמורות להכיר את תחום האירועים מקרוב, וכך להיות מסוגלות להשיג עסקאות ושירותים שונים שאתם, כאנשים פרטיים, תתקשו להשיג. זה יכול להיות שירות זה או אחר במחיר אטרקטיבי יותר אשר יפנה לכם מקום בתקציב האירוע, או אפילו אפשרות לסגור עם גן מסוים בתאריך בו אתם מעוניינים במיוחד כאשר תאריך זה מבוקש ופופולארי. כמובן שלא תמיד תוכל המפיקה להשיג את המחיר, השירות או המקום בו אתם מעוניינים, אך הנקודה היא כי במקרה ואתם מעוניינים במשהו מסוים עבור האירוע שלכם ואינכם מצליחים להשיגו, שווה לנסות ולברר עם אותה מפיקה האם היא יכולה לעזור.

 

מפיקה טובה לא תמיד אומרת אמן לכל מה שלקוחותיה אומרים

למרות הקונספט המתבקש לפיו מפיקת אירועים אמורה לשרת אותנו כלקוחותיה ולהגיד "אמן" על כל מה שאנחנו אומרים ומבקשים שיהיה באירוע, דרך טובה לבחון את רמת המקצועיות והאמינות של מפיקה מסוימת היא לשים לב האם לעיתים היא גם שומרת על ריאליות ומורידה אותנו לקרקע המציאות. במקום שתאמר מיד "כן" לכל דבר שאתם מבקשים, תפקידה הוא להפיק את האירוע בצורה מקצועית וטובה, וזה אומר לעיתים לוותר על דברים מסוימים, ולגרום ללקוח להבין זאת. לכן, במידה ומפיקה מסוימת גם אומרת לכם "לא" על כמה דברים שאתם מבקשים או שואלים במהלך פגישת ההיכרות, אין זה בהכרח אומר כי היא לא מפיקה טובה. להיפך – זה יכול לאותת על כנות, מקצועיות וישירות – כולן תכונות רצויות ומבורכות עבור מפיקת אירועים…