דגשים להפקת אירועים עסקיים

תכנון והפקה של אירוע עסקי אינו עניין של מה בכך. ישנם הרבה מאוד דברים לתת עליהם את הדעת בבואנו לתכנן אירוע עסקי מוצלח, בין אם מדובר ביום כיף וגיבוש לעובדי החברה, או באירוע עסקי גדול בעל מאות מוזמנים לכלל לקוחות החברה – חשוב לתת את הדעת על מספר פרמטרים קריטיים,  ככל שנתכנן טוב יותר, כך נפיק יותר מהאירוע. הצעד הראשון, כפי שמיד נראה, הוא הגדרה ברורה ומסודרת של מטרות האירוע ומה בדיוק אנו מעוניינים להפיק ממנו.

 

מטרות האירוע העסקי ואופיו

הצעד הראשון בדרך להפקת אירוע עסקי מוצלח ואפקטיבי היא כאמור ליצור הגדרה ברורה ונהירה של מטרת האירוע העסקי. מה אנו (או החברה בה אנו עובדים) מעוניינים להפיק מאירוע זה. למשל – אירוע קידום מכירות ויצירת קשרי לקוחות חדשים, אירוע בעל אופי מקצועי אשר נועד ליצור דיון מעמיק בקרב גורמים רלבאנטיים בנושא בו עוסקת החברה שלנו, אירוע למטרות כיף והווי לעובדי החברה ו/או לקוחותיה וכד'.

לאחר שהגדרנו באופן ברור מהן המטרות העיקריות שלנו מאותו אירוע עסקי, נוכל להתחיל ולגבש את אופיו – כיצד ייראה האירוע, מה תכלול ה"תכנית האמנותית" לאותו אירוע, היכן ייערך וכד'.

 

מציאת מקום לאירוע המתאים להגדרת המטרות

לאחר שהגדרנו במדויק את המטרות והשאיפות שלנו מהאירוע העסקי שאנו מפיקים, נוכל להתחיל לתכנן בפועל, ותכנון זה מתחיל פעמים רבות במציאת מקום לאירוע. על סמך הגדרת המטרות והתכנית הספציפית לאירוע נוכל להכין רשימת מוזמנים ומשתתפים, וכך נדע איזה סוג של מקום אנחנו מחפשים – מקום לאירוע קטן או גדול, מקום סגור או פתוח וכד'. בנוסף, נוכל לתכנן את מיקומו הגיאוגרפי של האירוע – האם אנחנו מחפשים מקום ספציפי בקרבת משרדיה של החברה או בקרבת הלקוחות העיקריים או שאנחנו גמישים יותר ויכולים גם להרחיק במיקום (למשל – כמו במקרים של ימי כיף וכד').

על מיקום האירוע להתאים כמובן למטרותיו – אם אנחנו מתכננים אירוע בעל אופי מקצועי ועיוני נצטרך למשל לחפש מקום עם במה ומקומות ישיבה, מערכת הגברה ותצוגה וכד'.

 

ספקים ונותני שירותים ספציפיים

לאחר שהגדרנו את אופיו הרצוי של האירוע ומטרותיו העיקריות, ומצאנו מקום לעריכת האירוע (או לפחות כמה מיקומים פוטנציאליים), נוכל להתחיל לחפש וליצור קשר עם ספקים שונים. אלו יכולים להיות ספקים ברורים וטריוויאליים (כמו שירות קייטרינג, למשל), כמו גם ספקים ספציפיים יותר הנוגעים ישירות לאופי האירוע בו אנו מעוניינים. לדוגמה – עבור ימי כיף וגיבוש אולי נחפש צוותי בידור והפעלה שונים, עבור סדנאות מקצועיות שונות אולי נצטרך למצוא גורמים מקצועיים ספציפיים העונים על צרכינו וכד'.

 

תכנון מבעוד מועד ודגש על הפרטים הקטנים

על מנת להבטיח כי האירוע העסקי שאנו מפיקים אכן יהיה מוצלח, יש לתת את הדעת גם לפרטים הקטנים ביותר. חשוב לתכנן מבעוד מועד – לשריין את המקום בו אנו מעוניינים לערוך את האירוע, לשלוח הזמנות או לפחות ליידע את האורחים מראש על מנת שיוכלו לפנות את התאריך המדובר וכד'. לפעמים, הדגשים על הדברים הקטנים ביותר כמו הרכב התפריט או האמצעים הטכניים אשר יעמדו לרשותנו בעת האירוע לצורך העברת התכנים הרצויים, הם אלו אשר יהפכו את האירוע העסקי שלנו מאירוע טוב, לאירוע מוצלח ואפקטיבי במיוחד.

 

להזמנת מקום לאירועים עסקיים באולמות היקב יש לפנות למחלקת הזמנות בטלפון- 04-6107530