טיפים להפקת כנסים וימי עיון לעסקים

כנסים מקצועיים שונים וימי עיון עסקיים הינם דרך נפוצה ביותר לפרסום ושיווק בפני לקוחות פוטנציאליים וליצירת קשרים ושיתופי פעולה בין גורמים עסקיים שונים, כמו גם ל"צ'יפור" העובדים בחברה ויצירת גיבוש חברתי בין אנשים שונים העובדים בתפקידים שונים בארגון. להלן כמה טיפים מרכזיים, בסיסיים וחשובים בעת תכנון ימי עיון ואירועים עסקיים שונים –

 

התאמת המקום לאופי הכנס ולמטרותיו

ישנם כאמור סוגים רבים ושונים של כנסים עסקיים וימי עיון, כל סוג והמטרה שהוא בא לשרת. על מנת להפיק את המרב מאותו אירוע יש להתאים את המיקום בו נערך האירוע לאופיו המסוים ולמטרות העומדות לנגד עינינו בתכנון אותו אירוע. לדוגמה, במידה ומדובר בכנס השקה למוצר חדש או באירוע עסקי אחר אשר ייעודו העיקרי הוא פרסום ושיווק ויצירת קשרים עסקיים עם לקוחות פוטנציאליים או חיזוק קשרים עם לקוחות קיימים, כדאי להשקיע וללכת על מקום מרווח, נעים ואף מרשים. לא כל מקום לכנסים יתאים לכל סוג של אירוע, ובמקרה של אירוע מכירה וקידום לקוחות כדאי לבחור באולם כנסים איכותי ומעוצב אשר ישדר מסר מסוים אודות הדרך בה פועלת החברה שלנו, מסר המשדר איכות גבוהה והשקעה בפרטים.

באופן דומה, במידה ואנו מתכננים יום עיון אשר עיקר ייעודו הוא חשיפת עובדי החברה או גורמים נוספים לחומר מסוים הקשור ישירות בפעילות החברה, נוכל ללכת על מיקום סטנדרטי ופשוט יותר, למשל – אולם הרצאות או כל חלל גדול בו נוכל לדבר בפני קהל גדול. עבור אירוע בעל אופי חגיגי (למשל – הרמת כוסית לעובדי הארגון לכבוד החג, יום כיף וכד') נכוון למיקום שונה המתאים לסוג אירוע זה וכד'.

 

שמירה על רמת עניין גבוהה

בעיה נפוצה בכנסים מקצועיים וימי עיון רבים היא כי סדר היום נהיה משעמם עבור רבים מהמשתתפים, ואלו מאבדים במהרה עניין. לכן, כדאי לתכנן סדר יום דינאמי, מתומצת ומעניין. למשל, ניתן לעשות זאת על ידי "שבירת" מקטעים ארוכים העוסקים בחומר מקצועי "משעמם" יחסית בקטעים מהנים ומעניינים, ניתן ליצור תכנית אמנותית לשמירה על רמת עניין גבוהה וכד'. לא משנה איך תעשו זאת, רק שימרו על קהל המאזינים שלכם קשוב ורענן.

 

כיבוד ושתייה – לא רק אנקדוטה ברקע האירוע

עבור כל סוגי האירועים, ובמיוחד אירועים עסקיים וימי עיון שונים, הכיבוד והשתייה המוגשים באירוע הינם הרבה יותר מאנקדוטה ברקע האירוע. עבור משתתפי אירועים כאלו, ולרוב מדובר באנשים עובדים אשר לוקחים הפסקה מיום העבודה שלהם לטובת אותו אירוע, הכיבוד והשתייה מהווים פינוק מהנה אשר יקבע רבות בכל הנוגע לרמת ההנאה שלהם מאותו אירוע, גם אם הם אינם לגמרי מודעים לכך. לכן, מומלץ ביותר להשקיע בכיבוד איכותי, טעים ומהנה, אשר יהפוך את משתתפי האירוע למרוצים ונינוחים יותר, ולכן למאזינים טובים יותר. לא רק הצבא צועד על קיבתו, גם חברות עסקיות וארגונים שונים, והדבר נכון שבעתיים בכל הנוגע לכנסים ואירועים עסקיים שונים.

 

לחץ כאן להצעות וטיפים להפקת כנסים ביקב בנימינה