הפקת אירועים עסקיים מנצחים לחברות ולארגונים
כמעט כל חברה וארגון מפיקים מדי פעם אירוע עסקי מסוג זה או אחר – אירועים עבור העובדים, אירועי קידום מכירות ויחסי ציבור, כנסים מקצועיים וכו'.
בעוד לכל סוג של אירוע עסקי מטרות ויעדים להשגה הייחודיים לו, המשותף לכולם הוא כי הפקה טובה ואיכותית של האירוע תעשה בדרך כלל את ההבדל בין אירוע מוצלח אשר אכן משיג את היעדים עבורם הוא הופק, לבין אירוע בינוני ומדשדש אשר לא ישיג את המטרות בצורה מלאה.
בתור המתכננים או המפיקים של אירוע עסקי כלשהו – מהן הנקודות שחשוב שנקפיד עליהן וכיצד נהפוך את האירוע העסקי שלנו לאירוע מנצח אשר משיג את יעדיו?
אירועים קטנים ויוקרתיים או אירוע חברה המוני – מה סוג האירוע הרצוי?
הנקודה הראשונה אליה נרצה להתייחס נוגעת לשאלה – איזה סוג כללי של אירוע עסקי אנו מעוניינים להפיק? התשובה לכך נובעת כמובן מהמטרות והיעדים של האירוע – עבור קידום מוצר מסוים ואקסקלוסיבי נרצה אירוע אקסקלוסיבי ויוקרתי בהתאם, וזה גם מה שיקבע את המיקום, אופי האירוע וכו'. עבור אירוע שבירת שגרה לעובדים, לעומת זאת, נתכנן את האירוע בצורה שונה לחלוטין, הן מבחינת המיקום והן מבחינת תוכנו של האירוע.
לכן, נתחיל בהגדרת היעדים והמטרות של אותו אירוע, ובהתאם לכך נקבע את סוגו ונמשיך לסעיפים הבאים.
מקום לאירועים קטנים בשרון או פרק מים ושעשועים – קביעת המיקום לאירוע
לאחר שהחלטנו על סוג האירוע הרצוי על פי היעדים שהוא אמור להשיג, ניתן להתחיל ולתכנן אותו בפועל. הצעד הראשון יהיה למצוא מקום מתאים לאירוע. כאמור, במידה ומדובר באירוע יוקרתי יחסית (מאפיין לרוב אירועים המיועדים להרשים לקוחות פוטנציאליים, אירועי קידום מכירות וכו'), נחפש אחר מקום יוקרתי בהתאמה. למשל, מקום המיועד לארח חתונה קטנה או אירועים מצומצמים אקסקלוסיביים אחרים יתאים לרוב גם לאירוע עסקי אקסקלוסיבי. לכן, נוכל להריץ חיפושים כלליים דוגמת – "מקום לחתונה קטנה" או מקום לחתונה ביקב, ולמצוא מקומות המעוצבים כבר באופן אקסקלוסיבי ויתאימו לאירוע העסקי היוקרתי שלנו. חשוב במקרים כאלו למצוא מקום אשר נמצא בקרבה גאוגרפית יחסית למרבית המוזמנים, כלומר – יחסית במרכז הארץ. זאת מפני שכשאנו מזמינים גורמים שונים לאירוע עסקי ומעוניינים להרשים אותם, לא נרצה ליצור אצלם מרמור או עצבנות אשר עלולים לעלות בעת שהאורח נדרש לנסיעה של שעתיים עד להגעתו לאירוע. לכן, מקום לאירועם קטנים בשרון או בגוש דן יתאים למרבית האירועים העסקיים הרבה יותר מאשר מקום הצפון או דרום הארץ.
במקרים של אירועים עסקיים המיועדים לשבור שגרה ולהעלות את ההווי והמורל בקרב העובדים, נחפש אחר מקום פחות רשמי ויותר מהנה, דוגמת פרק מים או שעשועים או מקום אחר המכיל אטרקציות שיהפכו את האירוע למהנה עבור העובדים.
קביעת תוכן האירוע
לאחר שהגדרנו לעצמנו בדיוק מהו סוג האירוע העסקי שאנו מעוניינים להפיק על פי המטרות והיעדים הרצויים, ולאחר שמצאנו מקום מתאים לאירוח אירוע מסוג זה, נוכל להתחיל לתכנן את התוכן הספציפי שיהיה באירוע.
בדומה לכל חתונה קטנה, בר מצווה גדולה או כל אירוע חגיגי פרטי או עסקי אחר, גם כאן סביר להניח שאוכל יהווה חלק משמעותי מתוכנו של האירוע. אך גם בסוגיית האוכל יש מקום לתמרון, ונרצה להתאים גם אותו לאופי האירוע. באירוע יוקרתי אשר נועד להרשים גורמים שונים, לא נתפשר ונשכור שירותי קייטרינג איכותי המתמחה באירועים אקסקלוסיביים ויקרים. מזון גורמה הוא בגדר חובה עבור אירוע המתיימר להיות יוקרתי (במקרים רבים, במידה ונבחר בקפידה מקום לאירועים קטנים ואקסקלוסיביים, סביר להניח שהמקום עצמו מציע או עובד עם חברת קייטרינג איכותית אשר תענה על הדרישות).
מלבד לאוכל, נרצה כמובן להכניס תוכן נוסף לאירוע. כאן נדרשת כמובן התייחסות נוספת ונרחבת למטרות והיעדים שהצבנו עבור אותו אירוע. במקרים פשוטים יותר של אירועים עסקיים אשר נועדו אך ורק לשמח ולעשות כיף, התוכן יכול להיות כל דבר מהנה, החל מהפעלות חברתיות ומשחקים שונים ועד אטרקציות של ממש דוגמת הופעות, אירועי נושא, מתקנים שונים וכו'.
במקרה של אירוע עסקי אשר נועד להשיג יעדים עסקיים מסוימים דוגמת קידום מכירות, העברה של ידע מקצועי לגורמים אחרים, הרשמה של לקוחות פוטנציאליים וכו', התוכן יכלול כמובן את החומר הרלבנטי. זה יכול להיעשות בצורה של מצגות מסודרות בהן כל האורחים צופים לאורך הערב, כמו גם בצורה של דוכני הסברה, חלוקת חומר כתוב או דיגיטלי (חלוקה של טאבלטים עליהם מופיע החומר שאנו מעוניינים להעביר לאורחי האירוע) וכו'. אירועים עסקיים מסוג זה הם לרוב מאתגרים יותר להפקה, שכן לא תמיד ברור מה תהיה הדרך הטובה ביותר לנסות להרשים את האורחים, להעביר להם מידע וכו'. לכן, מומלץ להיעזר במפיקים המתמחים באירועים עסקיים. הניסיון בתחום יכול לסייע רבות בהחלטה – כיצד נבנה את החלק של הערב המציג את התוכן העסקי הרלבנטי לאורחים?
לסיכום, הפקה של אירוע עסקי מנצח אשר אכן ישיג את מטרותיו אינה עניין של מה בכך, אך על ידי הקפדה על כמה שלבים בסיסיים ניתן להבטיח ברמה גבוהה יחסית של וודאות שאותו אירוע אכן יהיה מוצלח. התחילו בהגדרתו, בהתאם לכך מצאו מקום מתאים ואז קבעו את אופי השירותים הניתנים בו, האטרקציות ודרכי הצגת התוכן לאורחים.