תכנון אירועים עסקיים – לבד או בסיוע אנשי מקצוע?

כעובדים ועובדות בחברות וארגונים גדולים, כמו גם בעסקים משפחתיים וקטנים, על רבים מאיתנו הוטלה המשימה של הפקת אירוע עסקי מסוג זה או אחר. בין אם מדובר באירוע עסקי חשוב וקריטי בו אנו מנסים להרשים גורמים החיצוניים לעסק ובין אם באירוע עסקי קטן, מצומצם ובאווירה משפחתית ונינוחה – עמידה ביעדי התקציב עבור האירוע היא תמיד אחת מהמטרות העיקריות העומדות לנגד עיניהם של מתכנני האירוע. במסגרת זו נשאלת השאלה – האם כדאי לשכור אנשי מקצוע – מפיקי/ות אירועים וכד', או שמא כאן בדיוק המקום לחסוך בהוצאות?

הוצאה על מפיקי אירועים עסקיים מקצועיים אינה בהכרח מייקרת את עלות האירוע

מרבית האנשים המגיעים מעולם האירועים החגיגיים, וספציפית מתחום האירועים העסקיים, נוטים לעמדה על פיה עדיף כן לשכור אנשי מקצוע מהתחום, ממגוון סיבות שונות.
אך אחת הסיבות העיקריות והמשכנעות ביותר מנקודת מבטם של העובדים עליהם הוטל להפיק את האירוע (ולעמוד ביעדי התקציב) היא כי הוצאה על מפיק/ת אירוע מקצועיים, למשל, אינה בהכרח מעלה את הסכום הכולל של ההוצאות על האירוע. מדוע?
סיבה ראשונה לכך היא כי אנשי מקצוע מעולם האירועים החגיגיים יכולים לחסוך לכם בהוצאות במגוון דרכים – למשל, על ידי קישור לספקי משנה מסוימים עימם הם עובדים אשר נותנים להם מחירים טובים יותר, על ידי תכנון נכון אשר יבטיח כי הכמויות עליהם אתם משלמים (של אוכל, שתייה, אטרקציות שונות וכו') לא יהיו מופרזות וכו'. אנשי מקצוע המחזיקים בניסיון רב בהפקת אירועים יכולים להעריך בצורה טובה יותר את הכמויות הנחוצות עבור אירוע בגודל מסוים, כמו גם את סוג וכמות המוצרים והשירותים הנדרשים לאירוע.
כך, כמו גם בדרכים נוספות, יכולים אנשי מקצוע מעולם האירועים לסייע לכם לשמור על מסגרת התקציב לאירוע, ואולי אפילו לחסוך ולהישאר עם עודף מסוים.

חיסכון בזמן והפקה נכונה של אירוע עסקי מוצלח

קיימים פרמטרים נוספים בגינם ממליצים אנשים רבים מהתחום על עבודה משותפת עם אנשי מקצוע בעת תכנון אירועים עסקיים. חיסכון בזמן, הוא פרמטר חשוב בהקשר זה – על פי רוב, העובד/ת עליהם מוטל לארגן ולהפיק את האירוע העסקי צריכים להמשיך לדאוג גם למרבית חובותיהם האחרות במסגרת תפקידם בארגון, והפקת האירוע היא מטלה הגוזלת זמן רב. עבודה עם מפיקים מקצועיים יכולה לחסוך המון זמן לעובדים הממונים על האירוע מטעם הארגון, הן מפני שמפיקים לוקחים על עצמם חלק מהמשימות והמטלות הכרוכות בהפקת האירוע והן מפני שהם יודעים כיצד לייעל את תהליך ההפקה, ולגרום לו לגזול פחות זמן.

נקודה חשובה נוספת (במקרים מסוימים מדובר בנקודה החשובה ביותר) היא כי מפיקים ואנשי מקצוע המתמחים באירועים עסקיים יידעו כיצד להנחות אתכם ליצור אירוע עסקי מוצלח, כזה אשר יעמוד ביעדים ובציפיות של הארגון ממנו. במיוחד כאשר מדובר באירועים עסקיים יוקרתיים, חשובים והרי גורל (למשל – אירוע עסקי אשר נועד ליצירת קשרי עבודה או שיתופי פעולה עם משקיעים או ארגונים אחרים, אירוע להשקה חשובה של מוצר מרכזי וכו') – חשוב שמישהו עם הרבה ידע וניסיון בתכנון והפקת אירועים עסקיים ייקח את המושכות, ויידע להכווין אותנו בתכנון והפקת האירוע. ישנם מיליון ואחד פרמטרים שונים שצריך לחשוב עליהם במהלך הפקת האירוע, כמו גם אינספור דרכים מתוחכמות ליצור אירוע עסקי מוצלח ולגרום למוזמנים באירוע ליהנות ולקבל את הרושם החיובי שאנחנו מעוניינים שיקבלו. כאשר מדובר באירוע חשוב ובעל משקל רב, הדרך הבטוחה ביותר לתכננו היא על ידי התייעצות וסיוע של אנשי מקצוע מהתחום.

 

להזמנת מקום לאירוע עסקי באולמות היקב נא לפנות למחלקת הזמנות בטלפון- 04-6107530או פנו באמצעות טופס צור קשר.