כיצד לתכנן אירוע עסקי בשלושה שלבים פשוטים

תכנון והפקת האירוע העסקי של הארגון בו אנו עובדים יכולה להיות משימה מורכבת, מפחידה ואף מייגעת. קשה לדעת היכן בכלל להתחיל, מה עושים קודם, מה חשוב יותר ומה חשוב פחות וכיצד בכלל ניגשים לעניין תחת מגבלות של זמן ותקציב?
עבור אלו מבינינו עליהם הוטלה המשימה של הפקת אירועים עסקיים למקום עבודתם (כמו גם מנהלים או בעלי עסקים המעוניינים לערוך אירוע עסקי מיזמתם), להלן שלושה שלבים פשוטים וברורים עליהם יש לשים דגש, אם ברצונכם לתכנן אירוע עסקי מוצלח בלי יותר מדי לחץ, זמן מבוזבז וכאבי ראש –

שלב ראשון – להגדיר את האירוע באופן כללי

בתור התחלה שבו עם דף ועט, והגדירו לעצמכם בכתב את מהות ואופי האירוע שאתם מעוניינים להפיק – מהי מטרת האירוע, מהו קהל היעד, האם אנחנו מעוניינים להרשים בו גורמים לחיצוניים לארגון או שהוא מיועד לאנשי הארגון עצמו, בהתאם לכך – עד כמה הוא אמור להיות יוקרתי ומסוגנן, או לחילופין חופשי ובלתי רשמי?
למרות שקריטריונים אלו עשויים להישמע לכם טריוויאליים, בפועל רבים מתחילים לתכנן ולהפיק אירועים חגיגיים ובפרט אירועים עסקיים בלי שהם באמת סגורים על התשובות לשאלות אלו. מצב זה יותר בלבול בשלבים מתקדמים יותר, ובעקבות כך הרבה בלגאן, לחץ וניצול בלתי יעיל של התקציב.

שלב שני – מציאת מקום מתאים

לאחר שאנחנו יודעים פחות או יותר מהו סוג האירוע שאנחנו מתכננים, מה אנחנו רוצים שיאפיין אותו וכו', נוכל לעבור לשלב השני – מציאת מקום מתאים. כדאי להיות מודעים לכך שמקומות מסוימים מתאימים למרבית סוגי האירועים העסקיים, אך מקום לאירוע כולל לרוב גם את מרבית השירותים השונים המרכיבים את האירוע עצמו, דוגמת קייטרינג, בר וכו'.
לכן, בחירה מושכלת של מקום לאירוע יכולה לסגור עוברכם חלק משמעותי מתהליך התכנון וההפקה.
על מנת למצוא מקום מתאים במיוחד לאירועים עסקיים, כזה אשר יתאים גם לאווירה הכללית שאתם רואים לנגד עינכם באירוע העסקי שאתם מתכננים, כדאי ללכת על גן אירועים אשר מציע אפשרויות שונות. למשל – הן אירוע יוקרתי והן אירוע נינוח, רגוע ופסטוראלי יותר. בנוסף, כדאי לבחור במקום אשר מיקומו הגיאוגרפי קרוב יחסית למרכז, אך נמצא מחוץ לעיר. כך יהיה נוח להגיע אליו, אך האירוע עדיין יהווה שבירת שגרה ויציאה מהאזור העירוני בו מבלים העובדים בארגון והאורחים באירוע את מרבית זמנם.

חשוב להבין כי ברגע שמצאנו מקום איכותי ומתאים, עשינו את מרבית העבודה. מכאן והלאה אנשי המקום עצמו יוכלו לסייע לנו להשלים את מלאכת התכנון וההפקה.

 

שלב שלישי – הכנסת ערך מוסף וסגירת פינות

כאמור, בשני השלבים הראשונים, ובמיוחד בשלב השני של מציאת מקום המתאים לאירועים עסקיים, כבר עשינו את מרבית העבודה. עכשיו, נותר לנו לסגור פינות שונות ולהכניס ערך מוסף לאירוע, כראות עינינו.
אפשרות אחת היא לארגן תוכן אומנותי כלשהו אשר יתאים לסוג האירוע שאנחנו מתכננים. זו יכולה למשל להיות להקה, הופעה של אומנים או הרכב של נגנים מקצועיים (כתלות בסוג האירוע והאווירה שאנחנו רוצים לייצר בו), כמו גם מופע סטנד אפ, הרצאה מעניינת וכו'.

מלבד לערך המוסף והתוכן האומנותי, בשלב השלישי עלינו לסגור את כל הפינות, לוודא שהכל טופל וקיבל התייחסות ראויה וכי לא שכחנו שום דבר. זהו השלב לעבור שוב ושוב על הרשימות שהכנו, לוודא עם המפיקים או אנשי המקום המסייעים לנו כי כל הנקודות הקטנות טופלו וכי הכל יושב במקום.

לסיכום, הפקת אירועים עסקיים אינה חייבת להיות משימה מאיימת, מתישה ומורכבת מדי. עקבו אחרי שלושת השלבים הכלליים האלו, ותבטיחו כי האירוע העסקי שאתם מארגנים יהיה ראוי, איכותי וישיג את מטרותיו.

 

להזמנת מקום לאירוע עסקי באולמות היקב נא לפנות למחלקת הזמנות בטלפון 04-6107530 –  או באמצעות האתר כאן